Cerchiamo di essere sinceri con noi stessi. Qual’è il nostro incubo peggiore e più ricorrente in qualità di organizzatori di eventi? Non ci atterrisce forse lo scenario di sale convegni con posti a sedere rimasti vuoti? O la eco assordante della nostra stessa voce mentre ci aggiriamo in locations deserte?
La scarsa partecipazione è indiscutibilmente un chiaro e forte segnale che il nostro evento è andato a buca.
Come possiamo evitare lo spettro di un simile flop?
Innanzitutto tenendo a mente che il successo di un evento non è dato solo da un’ottima pianificazione, ma anche da un’ottima promozione.
Di seguito voglio proporti alcune considerazioni che spero possano esserti utili nella creazione di un piano di promozione efficace per stimolare l’engagement pre-evento e attirare, quindi, più partecipanti.
Vediamole insieme!
Prima di entrare nel vivo del topic, voglio darti qualche indicazione su quello che andrai a leggere: sono riflessioni che nascono dalla mia esperienza personale, la sintesi di quello che ho ipotizzato quando mi sono chiesto come attuare, con i digital tools di oggi, una strategia di promozione efficace.
E a tal proposito, ti consiglio di leggere, se non lo hai già fatto, Come utilizzare l’Inbound Marketing per aumentare la visibilità del tuo evento
Definire gli obiettivi dei tuoi eventi
Sembrerà scontato e banale, ma non lo è affatto: è fondamentale interpretare le richieste del committente per definire in modo chiaro gli obiettivi dell’evento.
Questi potranno essere i più diversi: dare un ulteriore impulso a una campagna di raccolta fondi o aumentare l’awareness di un brand.
Oppure migliorare le vendite o lanciare un nuovo prodotto.
Fissare in modo chiaro gli obiettivi ci aiuterà ad impostare la strategia di pubblicità più efficace. E fattore ancora più determinante sarà creare il consenso di tutti i team coinvolti (comunicazione, marketing, social media) attorno all’approccio scelto, in modo che tutti siano allineati.
Conoscere il pubblico di riferimento
Il modo in cui pubblicizzi gli eventi dovrebbe essere guidato dal tuo pubblico di riferimento, altrimenti i tuoi sforzi di marketing e promozione non saranno all’altezza delle loro aspettative e dei loro desideri unici.
Ci sono diversi fattori da prendere in considerazione, ma questi sono solo alcuni:
Età e professione: i destinatari sono un grande gruppo di aspiranti professionisti o un piccolo gruppo di dirigenti di successo?
Valori e interessi: occorre concentrarsi sui diversi motivi che ispirano il potenziale pubblico di riferimento. Ad esempio, chi proviene dal settore dell’ingegneria può avere un un’idea molto diversa del concetto di “informazioni utili” rispetto a chi opera nel marketing.
Tone of Voice: i termini utilizzati dai professionisti variano notevolmente da settore a settore. Assicurati che il copy che utilizzi nel tuo messaggio sia allineato al linguaggio con cui la tua audience comunica abitualmente.
Identificare i giusti canali di promozione
Dovresti definire i canali di promozione utili in base a dove il tuo pubblico spende maggiormente il proprio tempo, e a seconda anche del budget disponibile.
Ecco le soluzioni più comuni:
Una campagna e-mail è d’obbligo se il tuo cliente o azienda ha una solida base di iscritti.
Social media
I social network rappresentano la soluzione pubblicitaria più veloce e più economica, ma è importante scegliere i canali social in base all’identità del tuo pubblico e ottimizzare i tuoi post per i canali scelti. Ad esempio, sceglierai LinkedIn se il tuo obiettivo sarà quello di attrarre professionisti di alto livello.
Annunci PPC
La pubblicità pay-per-click può costare un bel pò, ma è sicuramente efficace se amministrata bene. Dal momento che paghi per ogni clic, assicurati di impostare il tuo annuncio per attirare un pubblico più qualificato.
Content Marketing
La creazione di contenuti è necessaria nel mondo del marketing attuale e difficilmente si può progettare una buona campagna senza di essa. La promozione degli eventi attraverso il content marketing si basa principalmente su blog post, infografiche e video e costituisce un valore aggiunto per il tuo pubblico, molto prima che l’evento abbia inizio.
Influencer Marketing
Una campagna di marketing che coinvolga gli Influencer può essere in grado di attirare grandi folle e generare grande coinvolgimento pre-evento, poiché è molto probabile che i loro followers decidano di sposare la “causa” del loro “idolo” e prendano parola in merito generando così uno straordinario buzz intorno all’evento.
Pubblicità offline
Sebbene la maggior parte del mondo consumi ormai i contenuti online, ci sono ancora molti modi creativi per pubblicizzare il tuo evento anche offline. E mi riferisco a mezzi come volantini, manifesti, cartelloni pubblicitari o il semplice quanto efficace passaparola.
Occhio ai tempi
Non dovrebbe esserci nulla di casuale nella tua strategia di promozione per gli eventi.
Ogni singolo dettaglio di questa attività deve essere perfettamente pianificato ed eseguito, motivo per cui la sincronizzazione gioca un ruolo chiave.
Devi sapere chi farà cosa e quando è il momento giusto per completare le diverse fasi pianificate.
Fortunatamente, ci sono molti strumenti per la gestione dei progetti che possono aiutarti a schedulare la tua attività.
Dovresti anche riflettere quando è il momento giusto per uscire con i tuoi messaggi, iniziando la tua campagna pubblicitaria con largo anticipo e in base alle abitudini del tuo pubblico.
Occhio al design
Avrai bisogno del supporto di un buon team di creativi per realizzare annunci efficaci che dipingano il tuo evento in una luce accattivante.
Dal sito web agli annunci sui social media, ogni canale di promozione deve essere allineato alla strategia e al tema dell’evento, utilizzando le stesse soluzioni di branding, colori, immagini e loghi.
Se stai usando le immagini, assicurati di non utilizzare generiche foto d’archivio ma vere immagini fatte ad hoc per far risaltare i tuoi messaggi.
Scrivi un copy efficace
Il copy può creare o interrompere la conversione dell’intera campagna, quindi presta particolare attenzione a ciascuno dei seguenti aspetti:
Crea una headline accattivante: un titolo è la prima cosa che gli utenti notano, quindi dovrebbe essere coinvolgente, stuzzicare e attirare persone.
Mantieni il copy breve ma coinvolgente: il copy dovrebbe rispondere alle domande di base secondo il principio delle 5Ws. Assicurati di soddisfare le esigenze del pubblico nel minor numero possibile di parole.
Visual eye-catchy: aggiungi sempre una bella immagine o un video per accompagnare il tuo copy dell’annuncio. (Assicurati che i due leghino insieme!)
Call to action: il tuo compito è convincere le persone a prendere decisioni, quindi devi evitare soluzioni CTA standard e noiose come “registrati ora”. Prendi invece in considerazione un approccio più catchy e prova CTA più accattivanti che ispirino il coinvolgimento:
- Conta su di me!
- Incontriamoci lì!
- Sto arrivando!
Trasforma il tuo sito web in un Hub
Un buon sito di eventi è l’Hub di un’intera campagna promozionale, quindi deve essere informativo, stimolante e ben progettato.
Oltre ai dettagli dell’evento e alle informazioni pratiche, un sito web dovrebbe contenere anche il programma dell’evento (elenco degli speakers, unitamente alle loro foto, bios e topics che andranno a trattare).
Ti suggerisco inoltre di aggiungere dei social proof. Questo è il modo più semplice per dimostrare che gli eventi precedenti erano grandiosi e che ti aspetti che lo stesso scenario si svolga anche questa volta.
Aggiungi sempre testimonianze di persone reali (con immagini reali!), che siano autentiche nei loro feedback.
Inoltre, non dimenticare di rendere il tuo sito web user-friendly, dalla navigazione fino ai pulsanti.
E per una maggiore copertura organica, dovresti anche considerare l’inclusione di collegamenti che consentano ai potenziali partecipanti di attivare facilmente il passa-parola sui loro canali social.
Non aver paura di inviare più email
L’email marketing è ancora una delle armi più forti nel tuo arsenale quando si tratta di promozione di eventi.
Ricordati che il tuo messaggio è in competizione con le molte altre email indirizzate alla casella di posta in arrivo del tuo lettore, quindi non aver paura di inviare dettagli sugli eventi al tuo pubblico più volte.
La ripetizione può aiutarti a farti notare, ma fai attenzione perché può anche avere un effetto negativo se esageri con la tua cadenza.
Invia tre o quattro volte prima dell’evento, ma non interrompere l’aggiunta di nuovi dettagli, o riformulare il tuo messaggio per suscitare un rinnovato interesse.
Se il tuo strumento di gestione e-mail ti consente di rendere dinamici i tuoi invii, spedisci e-mail personalizzate, in quanto la promozione personalizzata offre tassi di interazione più elevati rispetto ai messaggi generici.
E ricorda, non è mai troppo presto per inviare l’annuncio per il tuo prossimo evento.
Promuovi attraverso il blog
I post sul blog ti offrono l’opportunità di condividere informazioni rilevanti sugli eventi, introdurre tutti i partecipanti e scrivere utili presentazioni sui temi dell’evento.
Puoi anche pubblicare articoli di teaser per attirare l’attenzione dei potenziali visitatori e dare loro un assaggio del tipo di valore che i partecipanti otterranno dal tuo evento.
I guest blogger e gli speaker coinvolti nei tuoi eventi potrebbero darti una mano in questo segmento di pubblicità scrivendo i loro post che, a tua volta, potrai quindi poi promuovere.
Ricorda che i post del blog devono avere parole chiave SEO accuratamente pianificate per renderli più facilmente individuabili dal punto di vista della ricerca organica.
Anche le persone che non sanno nulla del tuo evento dovrebbero essere in grado di trovare informazioni su di esso attraverso una semplice ricerca su Google. A tale riguardo, ci sono numerosi tools che ti possono aiutare a cercare quelle parole e quelle frasi long tail da usare per farti trovare dalla tua nicchia.
Tweet e tag
Twitter è il canale social più efficiente quando si tratta di reporting in real time e monitoraggio delle tendenze.
Avviare una campagna con la creazione di un hashtag specifico prima del tuo evento può essere un ottimo modo per monitorare i livelli di coinvolgimento e la portata organica del tuo messaggio.
Più persone useranno il tuo hashtag, più aumenterai la tua copertura organica. Puoi aggiungere l’hashtag a qualsiasi post che hai pubblicato e retwittare ogni volta che qualcuno utilizza l’hashtag per:
- Ricordare ai followers di registrarsi
- Pubblicare un tweet del conto alla rovescia per evidenziare l’urgenza
- Menzionare e retwittare sponsor e relatori speciali
- Aggiugere foto di eventi degli anni precedenti
- Pubblicare citazioni coinvolgenti
Follow-up post-evento
Finita la festa…la tua attività non deve fermarsi: dovresti, infatti, continuare a monitorare i tuoi canali per portare a termine il progetto.
Potresti scrivere un post riepilogativo sul blog corredato di foto interessanti o divertenti dell’evento.
Oppure, riassumere le conclusioni più interessanti in un’email e inviarla ai tuoi iscritti, anche a coloro che non hanno partecipato.
E se hai già in programma di ripetere l’evento per il prossimo anno, non dimenticare di annunciarlo al più presto.
In conclusione
Come avrai capito, la promozione è uno dei fattori chiave del successo del tuo evento e, con questi suggerimenti, la tua strategia è pronta per aumentare il coinvolgimento dei partecipanti.
In tal modo avrai esorcizzato il tuo incubo peggiore: la tua venue sarà affollata e non ci saranno posti vuoti nelle sale convegni.
Cosa ne pensi?
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